Selalu ada deadline dalam setiap pekerjaan yang dilakukan. Deadline bagaikan pedang bermata dua. Di satu sisi, deadline membuat tugas lebih terencana. Di sisi lain, deadline mengakibatkan munculnya stres akibat kerja keras berlebihan. Bagaimana cara mengakalinya? Berikut ini adalah tips menyelesaikan deadline pekerjaan :
1. Buat daftar pekerjaan Pastikan Anda tahu apa saja hal yang harus dikerjakan. Tulis semua pekerjaan tersebut beserta tanggal deadline, benda yang dibutuhkan, dan kontak orang-orang yang bersangkutan. Buat skala prioritas pekerjaan. Bayangkan Anda memiliki sejumlah batu besar dan batu kecil yang harus dimasukkan ke dalam toples. Supaya muat, ternyata batu besar harus dimasukkan terlebih dahulu, baru kemudian batu kecil. Begitu pula dalam menyikapi deadine. Prioritaskan untuk mengerjakan tugas penting terlebih dahulu. Tugas-tugas yang kurang penting bisa menyusul belakangan. Dengan demikian, Anda dapat mengerahkan konsentrasi dengan maksimal. 2. Yakini bahwa deadline tidak mengerikan Selama ini deadline dianggap sebagai momok yang mengerikan. Sebaiknya ubah anggapan tersebut. Mari berteman dengan deadline. Tak perlu terlalu serius menyikapinya. Jika tidak menepati deadline, memang ada konsekuensi yang harus dihadapi, tetapi jangan terlalu memikirkannya. Anggap deadline sebagai sumber semangat dan sumber ide dalam mengerjakan tugas. Seperti kata Nolan Bushnell, pengusaha sukses, “Inspirasi utama adalah deadline.” 3. Lakukan langkah pertama sekarang juga Satu tindakan lebih baik daripada seribu rencana. Jika Anda sudah membuat rencana untuk mengerjakan tugas, segera lakukan. Memang sulit untuk memulai sesuatu. Pada awalnya Anda akan merasa takut dan ragu-ragu. Namun perasaan tersebut akan hilang seiring dengan semakin lamanya Anda bekerja. Kalahkan rasa malas. Coba bertahan melakukan sesuatu setidaknya selama 15 menit. Setelah waktu itu terlewati, rasa malas akan hilang. Sebab pikiran dan konsentrasi Anda sudah berkembang. 4. Jangan menunda pekerjaan Jepang terkenal akan tenaga kerjanya yang disiplin. Menurut orang Jepang, menunda pekerjaan justru menambah jumlah pekerjaan itu sendiri. Seseorang jadi cenderung membiarkan masalah berlarut-larut sehingga masalah kecil berubah menjadi masalah besar. Maka hindari menunda pekerjaan. Tak perlu menunggu waktu yang tepat. Sesungguhnya tak ada waktu yang paling tepat untuk melakukan sesuatu. Maka lakukan tugas Anda sekarang juga. Jika ditunda, bisa-bisa tugas menumpuk menjelang deadline. Anda terpaksa mengorbankan waktu istirahat untuk menyelesaikan semua tugas. 5. Hindari segala bentuk gangguan Supaya tugas cepat selesai, kerahkan fokus dan konsentrasi semaksimal mungkin. Hindari segala macam gangguan baik dari dalam maupun dari luar diri Anda. Gangguan dari dalam adalah perasaan gelisah, sedih, senang yang berlebihan, khawatir, dan sebagainya. Jauhi perasaan tersebut dan coba ciptakan suasana hati yang stabil. Sedangkan gangguan dari luar adalah situasi di sekitar Anda. Sebaiknya bekerja di tempat yang tenang. Jika tidak bisa, dengarkan musik melalui headset untuk menghalau keributan di sekeliling Anda. Mematikan ponsel juga merupakan opsi yang dapat dilakukan. Anda tak perlu mengecek SMS, telepon, dan media sosial setiap lima menit sekali. 6. Bagi tugas besar menjadi tugas kecil Menghadapi tugas besar bisa membuat Anda tertekan. Coba bagi tugas besar menjadi tugas-tugas kecil. Misalnya saja Anda harus menulis sebuah buku. Tentukan topik dan kerangka buku tersebut, kemudian bagi menjadi beberapa bab. Kerjakan bab-bab tersebut satu demi satu. Dengan demikian, Anda tak akan terlalu terbebani. 7. Segera tuntaskan pekerjaan Tugas tak selalu membutuhkan waktu yang lama untuk diselesaikan. Jika bisa diselesaikan dengan cepat, mengapa tidak? Hindari berhenti bekerja di tengah jalan. Jika ingin istirahat, sebaiknya lakukan setelah pekerjaan itu selesai. Dengan demikian konsentrasi tidak akan terganggu. Jika memang harus beristirahat, sebaiknya lakukan sebentar saja. Bisa dengan meregangkan badan, berjalan mengelilingi ruang kerja, atau menyeruput segelas kopi. Hindari berlama-lama. Sebab susah mengumpulkan mood kerja kalau sudah beristirahat terlalu lama. Lebih baik kerahkan seluruh konsentrasi untuk mengerjakan tugas, baru kemudian bisa beristirahat sepuasnya. 8. Delegasikan pada orang lain Setiap orang memiliki keterbatasan. Suatu pekerjaan akan lebih cepat selesai jika dikerjakan bersama-sama. Maka tak perlu ragu untuk meminta bantuan orang lain, terutama jika Anda sudah dikejar deadline. Delegasikan tugas Anda dengan baik. Cari orang yang sedang tidak sibuk. Beri penjelasan secukupnya mengenai tugas tersebut. Sediakan waktu untuk mengawasi pekerjaannya. Mendelegasikan suatu tugas bukan berarti Anda lepas tangan begitu saja. Beri saran atau kritik jika dibutuhkan. 9. Tetap tenang dan jangan panik Kebanyakan orang menjadi panik saat dikejar deadline, terutama jika pekerjaan masih menumpuk banyak. Usahakan mengendalikan perasaan panik itu. Hentikan sejenak kegiatan yang Anda lakukan. Tarik napas dalam-dalam, lalu embuskan secara perlahan. Ulangi tindakan tersebut berkali-kali sampai Anda merasa lebih tenang. Lalu cobalah berpikir dengan kepala dingin. Buat daftar pekerjaan yang tersisa dan bagaimana cara melakukannya. Pasang target waktu tertentu dan usahakan untuk mematuhinya. Lakukan pekerjaan satu per satu. Hindari melakukannya secara multi-tasking, sebab tak banyak orang yang berhasil melakukan hal tersebut. Bisa-bisa Anda gagal dan jadi panik lagi karenanya. 10. Jangan lupa beristirahat Terkadang deadline tak baik bagi kesehatan. Jika dikejar deadline, seseorang cenderung hanya memikirkan hal-hal yang berkaitan dengan deadline tersebut dan melupakan yang lainnya. Kopi dikonsumsi bergelas-gelas supaya tidak mengantuk. Jam tidur dilewati supaya bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Tindakan-tindakan tersebut bisa membuat Anda tumbang. Sediakan waktu untuk istirahat. Tak perlu terlalu lama, tidur selama 30 menit saja sudah mampu mengembalikan konsentrasi Anda. 11. Hindari bersikap perfeksionis Jika jumlah pekerjaan Anda sedikit dan deadline masih lama, kualitas memang hal yang patut diutamakan. Namun bagaimana jika tidak demikian? Misalnya saja pekerjaan Anda masih sangat banyak, padahal batas waktu yang tersedia tinggal sebentar. Tetap tenang. Fokuskan diri Anda. Kerjakan setiap tugas secepat mungkin, tak perlu terlalu memikirkan kualitas. Hindari bersikap perfesionis. Jika ingin menyelesaikan tugas dengan sempurna, Anda akan berkutat terlalu lama pada setiap pekerjaan, akibatnya dibutuhkan waktu yang sangat lama. Yang penting semua tugas selesai terlebih dahulu. Setelah itu, barulah Anda bisa memeriksa dan memberi perbaikan di sana-sini. 12. Rencanakan hal menarik untuk dilakukan selepas deadline Menjaga semangat kerja adalah hal yang penting. Buat rencana untuk melakukan hal menarik setelah menyelesaikan deadline. Anda bisa merencanakan jalan-jalan singkat ke tempat wisata yang dekat, berbelanja di pertokoan, piknik di taman kota, dan sebagainya. Bisa juga merencanakan untuk tidur sepuas-puasnya. Bayangkan rencana tersebut saat Anda dilanda lelah ketika mengerjakan tugas, niscaya semangat akan bangkit lagi. Sumber : http://www.bisnishack.com/2014/07/12-tips-menyelesaikan-deadline-pekerjaan.html